プレゼンや提案の準備では、説明資料を完成させるだけでなく、相手から聞かれそうなことを先回りして考える必要があります。しかし、自分で作った資料は内容を知りすぎているため、初めて見る人の疑問を見落としがちです。生成AIを「質問を考える相手」として使うと、説明不足や条件の曖昧さを公開・共有前に見つけやすくなります。
生成AIに想定質問を作らせる前の準備
最初に、資料を丸ごと入力するのではなく、目的と公開できる範囲を整理します。顧客名、未公開の売上、個人情報、契約条件など、外部サービスへ入力できない情報は削除または一般化してください。勤務先や取引先のAI利用ルールがある場合は、そのルールを優先します。
| 準備する項目 | 記載例 | 目的 |
|---|---|---|
| 聞き手 | 初めてサービスを知る担当者 | 質問の難易度を合わせる |
| プレゼンの目的 | 導入可否を検討してもらう | 質問の方向を絞る |
| 説明済みの内容 | 対象、流れ、費用の考え方 | 重複質問を減らす |
| 未確定事項 | 日程と担当範囲は調整中 | 断定を避ける |
| 入力しない情報 | 個人名、秘密情報、認証情報 | 情報管理を守る |
想定質問を作る6ステップ
1. 聞き手と目的を伝える
同じ資料でも、経営者、実務担当者、初めて利用する人では気になる点が異なります。「誰が、何を判断するために聞くのか」を最初に伝えましょう。
2. 資料の要点を短く渡す
資料全文ではなく、説明する順番に沿って要点を箇条書きにします。事実、提案、未確定事項を分けると、生成AIが勝手に条件を補いにくくなります。
3. 質問の種類を指定する
質問を一つの一覧にするより、種類ごとに分けると準備しやすくなります。
- 内容を理解するための基本質問
- 費用・日程・作業範囲に関する確認
- 比較対象や代替案についての質問
- 懸念・リスク・失敗時の対応
- 次の行動や担当者に関する質問
4. 資料だけでは答えられない質問を分ける
生成AIには、回答案を無理に作らせず、「資料内で回答できる」「追加確認が必要」「担当者判断が必要」に分類させます。分からない内容をもっともらしく埋めないことが大切です。
5. 回答案を短く整える
回答案は、結論、理由、補足の順で短く作ります。数字や条件がある場合は、必ず元資料へ戻って照合します。確認できない情報には「確認後に回答します」と明記しましょう。
6. 人が優先順位を決める
生成された質問をすべて練習する必要はありません。判断に影響する質問、説明不足が見つかった質問、回答に確認が必要な質問を優先します。
そのまま使える指示文の型
次のように、役割・目的・分類・禁止事項をまとめると整理しやすくなります。
指示例：
あなたは、初めてこの提案を聞く担当者です。以下の要点を読み、想定質問を「基本理解」「条件確認」「懸念」「比較」「次の行動」に分けてください。資料だけで答えられない質問には「要確認」と付け、情報を推測して補わないでください。
実際に使うときは、機密情報を含まない要点だけを続けて入力します。生成AIの回答は下書きとして扱い、最終的な質問と回答は自分で確認してください。
架空の提案での整理例
たとえば「社内の問い合わせを減らすため、FAQページを整備する」という架空の提案では、次のように整理できます。
| 分類 | 想定質問 | 準備する回答 |
|---|---|---|
| 基本理解 | どの問い合わせを対象にしますか | 対象範囲と除外範囲を説明する |
| 条件確認 | 公開までに何が必要ですか | 資料提供、確認者、公開手順を示す |
| 懸念 | 古い回答が残る心配はありませんか | 更新担当と見直し時期を確認する |
| 比較 | 既存の案内ページとの違いは何ですか | 役割と導線の違いを整理する |
| 要確認 | 具体的な公開日はいつですか | 関係者確認後に回答すると伝える |
この例のように、質問を作ること自体よりも、「資料で答えられる範囲」と「確認が必要な範囲」を分けることが実務では重要です。
想定質問を資料改善につなげる方法
- 同じ質問が複数出たら、資料の説明不足を疑う
- 前提条件への質問が多ければ、冒頭に対象範囲を追加する
- 費用や日程の質問には、確定・目安・未定を明記する
- 比較質問が多ければ、選択基準を表にする
- 要確認が多い項目は、プレゼン前に担当者へ確認する
質問集を作って終わりにせず、資料そのものを改善すると、当日の説明も短くなります。ただし、すべての情報を資料へ詰め込むと読みにくくなるため、詳細は補足資料や質疑応答用メモに分けましょう。
利用時の注意点
もっともらしい質問と正しい回答は別
生成AIは自然な質問や回答案を作れますが、提案内容を保証するものではありません。料金、日程、仕様、数値、固有名詞は、必ず公式資料や担当者の確認を通してください。
相手の意図を決めつけない
想定質問は準備のための仮説です。本番では相手の質問を最後まで聞き、分からないときは確認してから回答します。準備した回答へ無理に当てはめないようにしましょう。
機密情報を入力しない
社外秘資料や個人情報を扱う場合は、組織のルールを確認してください。入力できない情報が多い場合でも、業種や社名を一般化した要点だけで質問の型を作れます。
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まとめ
生成AIで想定質問を作るときは、聞き手と目的を伝え、質問を種類別に整理し、資料だけでは答えられない項目を分けます。回答案は元資料と照合し、機密情報や未確定事項を勝手に補わないことが重要です。質問集を資料の改善にも使い、当日は相手の意図を確認しながら落ち着いて答えましょう。
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