同じ内容でも、読む人が変われば、必要な前提知識や言葉の説明、伝える順番は変わります。生成AIは文章の作り分けに役立ちますが、「初心者向けにして」とだけ頼むと、情報が削られすぎたり、反対に難しい言葉が残ったりすることがあります。
この記事では、元の意味や事実を保ちながら、初心者・社内担当者・取引先など、対象読者に合わせて文章を整える手順を紹介します。
対象読者に合わせるとは、内容を薄くすることではない
文章を読者向けに整える目的は、情報量をむやみに減らすことではありません。読者が判断や行動に必要な情報へ、迷わずたどり着けるようにすることです。
| 読者 | 優先したい情報 | 調整の例 |
|---|---|---|
| 初めて取り組む人 | 用語、前提、最初の一歩 | 専門語に短い説明を添える |
| 社内の担当者 | 期限、役割、判断条件 | 担当と次の行動を先に示す |
| 取引先 | 結論、影響、確認事項 | 背景説明を絞り、依頼を明確にする |
生成AIで文章を読者別に作り分ける6ステップ
1. 元の文章で変えてはいけない情報を決める
最初に、数字、日付、固有名詞、条件、結論など、書き換えてはいけない情報を抜き出します。文章表現は変えても、これらの事実は残すと明示します。
2. 読者を属性ではなく状況で表す
「初心者」だけでは幅が広すぎます。「この作業を初めて担当し、専門用語をほとんど知らない人」のように、知識量と置かれている状況を具体化しましょう。
3. 読後にしてほしい行動を一つ決める
理解してほしいのか、返信してほしいのか、手順どおりに作業してほしいのかを決めます。行動が複数ある場合は、優先順位も伝えます。
4. 説明する言葉と省略できる前提を分ける
読者が知らない可能性のある言葉は説明し、すでに共有済みの背景は短くします。ただし、AIに省略を任せきりにせず、判断に必要な条件が消えていないか確認します。
5. 出力形式を指定する
文章の長さ、見出しの有無、箇条書きにする部分、敬体・常体などを指定します。形式まで決めると、比較しやすい案が出やすくなります。
6. 元の文章と一文ずつ照合する
最後に、元の文章と書き換え後を並べます。事実が変わっていないか、断定が強くなっていないか、重要な例外条件が消えていないかを人が確認します。
そのまま使える指示の組み立て例
次の要素を順番に渡すと、調整の意図が伝わりやすくなります。
「以下の文章を、この作業を初めて担当する人向けに書き換えてください。目的は、読者が準備物を確認し、作業を始められることです。数字・日付・手順の順番は変えないでください。専門用語には短い説明を添え、800字以内、敬体、H2見出し2つでまとめてください。推測で情報を補わず、不明点は『要確認』と示してください。」
プロンプト全体の整え方は、仕事で使えるプロンプトの整え方も参考になります。書き換えそのものの基本は、生成AIで文章をリライトする方法で確認できます。
作り分けで起こりやすい失敗
やさしくしすぎて条件が消える
短く読みやすくする過程で、対象外となる条件や注意点が削られることがあります。読みやすさより先に、残す情報を固定しておくことが大切です。
読者像を決めつける
年齢や職種だけで理解度を決めつけると、かえって読みにくくなります。属性ではなく、知っていること・知りたいこと・次にすることを基準にしましょう。
AIが追加した例を事実として使う
分かりやすくするために、AIが元の文章にない数字や事例を加える場合があります。公開前に原文や一次資料と照合し、確認できない内容は削除してください。AIの回答を確認する基本は、生成AIの回答をうのみにしないための確認方法も役立ちます。
まとめ
生成AIで文章を対象読者に合わせるときは、読者像だけでなく、変えない事実と読後の行動を先に決めます。出力後は元の文章と照合し、説明不足や条件の欠落がないか確認しましょう。読者別の作り分けは、情報を減らす作業ではなく、必要な情報へ届きやすくする編集です。
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